Informacje dla bliskich: w „czerwonej teczce" czy w w aplikacji?

Czerwona teczka rozeszła się po polskim internecie szeroko. Spopularyzował ją Marcin Iwuć w „Finansach Bardzo Osobistych", a dziś swoje wersje listy mają doradcy finansowi i firmy sprzedające gotowe zestawy. Chodzi o jedno miejsce, w którym rodzina znajdzie dokumenty i instrukcję postępowania, gdyby Ciebie zabrakło.

Zostawianie takich informacji ma sens, ponieważ na nieaktywnych rachunkach w polskich bankach leżą miliardy złotych, po które nikt się nie zgłasza - bo spadkobiercy nigdy się nie dowiedzieli, że te konta istnieją. Padają kwoty od 5 do 8 miliardów złotych, a są jedynie szacunki, ponieważ nie istnieje żaden oficjalny rejestr takich kwot. Sprawa jest więc dość poważna i warto za wczasu pomyśleć, jak nie dołożyć zawartości swojego rachunku do tej zawrotnej sumy.

Dwa niezbędne elementy planu działań

Pierwsza rzecz to spis: co masz, gdzie leżą dokumenty, do kogo zadzwonić. Druga to przekazanie: kto ma to dostać, kiedy i po czyim potwierdzeniu. Spis papierowa teczka robi b bardzo dobrze - ale już przekazania nie obsłuży żadna jej wersja, bo kartka sama z siebie nie wie, czy nadszedł odpowiedni moment, by ukazać się spadkobiercy. Dlatego warto teczkę uzupełnić o aplikację, która załatwi tę drugą część. Ale po kolei.

Trzynaście rzeczy z polskich list

Listy w polskich poradnikach są zbieżne. Instrukcja krok po kroku i dyspozycje dotyczące pochówku, kontakty do osób, które pomogą, testament albo jego kopia wraz z namiarem na notariusza, polisy na życie z telefonem do agenta, dane nieruchomości z numerami ksiąg wieczystych, lista rachunków i lokat, informacje o IKE i IKZE, o rachunku maklerskim i krypto, umowa kredytu hipotecznego z saldem, pełna lista zobowiązań, dokumenty firmowe i namiar na księgową, lista instytucji, którym trzeba zgłosić zgon, oraz zestawienie subskrypcji i automatycznych obciążeń.

Teczka nie jest testamentem i nie zastępuje go. Testament rozstrzyga, kto co dziedziczy inaczej niż według dziedziczenia ustawowego. Jeśli piszesz go sam, musi być w całości sporządzony Twoim pismem odręcznym, z datą i podpisem. Wydruk z komputera opatrzony podpisem jest w Polsce nieważny.

Banki mają rejestr, Google nie ma

Poradniki mówią to samo: nie wkładaj do teczki loginów, haseł ani kodów PIN. Teczka ma pomóc rodzinie, a nie temu, kto trafi na nią przypadkiem. Spadkobiercom wystarczy lista instytucji i numery rachunków, resztę załatwią z aktem poświadczenia dziedziczenia.

Dla banków to działa. Spadkobierca z dokumentami spadkowymi może złożyć wniosek w dowolnym banku lub SKOK-u i po numerze PESEL zmarłego dostać zbiorczą informację o wszystkich jego rachunkach. Dla całej reszty taka droga nie istnieje.

Skrzynka pocztowa, chmura ze zdjęciami, giełda krypto, konto na platformie, na której sprzedajesz, subskrypcje pobierające co miesiąc pieniądze: tutaj nie ma rejestru ani procedury. Google nie wyda rodzinie hasła zmarłego użytkownika. Apple wymaga poświadczonych dokumentów, w niektórych przypadkach postanowienia sądu, i nie zdejmie blokady urządzenia bez wymazania całej jego zawartości - więc to nie rozwiąże problemu spadkobierców.

O lokalizacji trzeba powiedzieć osobom, które będą załatwiać formalności, a jeśli relacje w rodzinie się zmienią, teczkę trzeba przenieść. Ten fragment poradnika Iwucia pokazuje, na czym stoi papier: bezpieczeństwo teczki zależy od tego, komu powiedziałeś, gdzie leży.

Teczka na Google Drive

Finanse Bardzo Osobiste opisują też teczkę cyfrową: folder na Google Drive, dwuskładnikowe logowanie, udostępnienie konkretnemu adresowi e-mail z uprawnieniem „Wyświetlający", wyłączone pobieranie, a najwrażliwsze pliki w archiwum 7z z szyfrowaniem AES-256 i hasłem trzymanym poza chmurą. Autorzy sami dodają, że to nie eliminuje ryzyka, i że jeśli osoba, której chcesz powierzyć teczkę, nie czuje się dobrze z technologią, lepiej sprawdzi się wersja papierowa.

Udostępniony folder działa od razu. Osoba, której go dałeś, widzi wszystko dzisiaj, a nie w dniu, w którym powinna to zobaczyć.

Musisz zapisać te informacje, żeby nie przepadły, i ukryć je, żeby nikt nie przeczytał ich za wcześnie. Papier zamyka pierwszą połowę i zostawia otwartą drugą.

Hasło w testamencie przestaje być hasłem

Kusi, żeby dane dostępowe wpisać do testamentu, skoro to i tak dokument na tę okazję. Po śmierci testament jest jednak otwierany i ogłaszany, a jego treść poznaje grono zainteresowanych osób. Hasło zapisane w takim dokumencie przestaje działać w dniu, w którym trafia do notariusza albo do sądu.

Nikt nie zbadał, ilu Polaków prowadzi czerwoną teczkę i ilu ją aktualizuje, więc żadnego procentu w tym tekście nie znajdziesz. Kto podaje taką liczbę, ten ją szacuje, i dotyczy to również liczb, które byłyby dla nas wygodne.

Dobry standard: teczka + aplikacja w telefonie

Układ, który się sprawdza, wygląda tak: papier na oryginały, telefon na wszystko, co się zmienia. LegacyApp obsługuje tę drugą część, czyli aktualną, zaszyfrowaną listę tego, co masz i jak się do tego dostać. Notatki trzymasz na telefonie, a szyfrowaną kopię w swoim Google Drive albo iCloud. Nic nie leży na serwerach LegacyApp, operator nie czyta Twoich notatek.

Aplikacja nie przechowuje haseł ani kluczy. Zapisuje, co istnieje, gdzie jest i co z tym zrobić, w tym rzeczy, które w papierowej teczce wypadają najgorzej: gdzie leży testament, kto jest Twoim notariuszem, komu i w którym banku zgłosiłeś dyspozycję na wypadek śmierci. Znajdziesz w niej też gotowy katalog składników majątku i zobowiązań, który podpowiada pozycje, o których łatwo zapomnieć.

Aplikacja od czasu do czasu pyta, czy wszystko w porządku. Jeśli przestaniesz odpowiadać, wskazana przez Ciebie osoba dostaje dostęp do tego, czym chciałeś się podzielić. Możesz nawet wyznaczyć dodatkowo "Zaufane Osoby", które najpierw będą musiały potwierdzić, że naprawdę coś Ci się stało - zanim informacje zostaną przekazane. W ten sposób Twoje najbardziej poufne informacje nie trafią do nikogo np. w sytuacji, gdy zgubisz telefon albo na dłużej wyjedziesz za granicę. Podstawowy plan w LegacyApp jest darmowy nie wymaga podpięcia karty kredytowej i nie wygasa.

Większość ludzi potrzebuje i teczki i aplikacji

Podusmowując: teczkę zostaw na oryginały: podpisany testament, akty notarialne, akty urodzenia i małżeństwa, polisy, wszystko, czego wartość bierze się z tego, że jest papierem z Twoim podpisem. Żadna aplikacja tego nie zastąpi.

Cyfrowego planu użyj do wszystkiego, co się zmienia. Kont, subskrypcji, krypto, kontaktów, instrukcji, a także samej informacji o tym, gdzie leży teczka. I do wszystkiego, czego nie chcesz pokazać temu, kto pierwszy otworzy szufladę.

Więc jeśli masz już teczkę, najbardziej użyteczna rzecz, jaką możesz zrobić od ręki, to wyjąć z niej najbardziej wrażliwe i cenne elementy i dobrze je ukryć. Masz różne opcje - od miejsca ukrycia w domu po skrytki bankowe. A miejsce ich ukrycia oraz najbardziej zmienne, cyfrowe elementy Twojego majątku (np. informacje o subskrypcjach, czasowych lokatach itd) - trzymaj w LegacyApp. Dzięki temu odzyskasz kontrolę nad tym, kto i kiedy zobaczy te informacje.