- Po śmierci właściciela jednoosobowa firma co do zasady wygasa: NIP traci ważność, umowy o pracę kończą się z mocy prawa.
- Zarząd sukcesyjny pozwala utrzymać NIP, pracowników i ciągłość kontraktów.
- Za życia wpis zarządcy w CEIDG jest darmowy i online. Po śmierci bliscy mają tylko 2 miesiące i muszą iść do notariusza.
- Równie ważne jak formalności jest to, żeby bliscy wiedzieli, gdzie szukać dokumentów i informacji o firmie.
W Polsce działa ponad 2 miliony jednoosobowych działalności gospodarczych. Dla większości właścicieli cała firma jest związana z jedną osobą: NIP, umowy z pracownikami, kontrakty z kontrahentami, faktury w toku. To wygodne, dopóki wszystko działa. Problem pojawia się w momencie, o którym mało kto myśli z wyprzedzeniem: co dzieje się z taką firmą, gdy właściciela nagle zabraknie. Odpowiedzią jest zarząd sukcesyjny, ale liczy się to, kiedy go ustanowisz.
Z chwilą śmierci przedsiębiorcy jednoosobowa działalność co do zasady wygasa. NIP traci ważność, umowy o pracę kończą się z mocy prawa, a dostęp do spraw firmy, kont i kontraktów staje pod znakiem zapytania. Firma, która jeszcze wczoraj działała normalnie, z dnia na dzień przestaje formalnie istnieć.
Zarząd sukcesyjny załatwia formalności. Ale firma realnie przetrwa tylko wtedy, gdy bliscy wiedzą, gdzie szukać informacji o niej.
Czym jest zarząd sukcesyjny
Na ten problem istnieje oficjalne rozwiązanie: zarząd sukcesyjny. To instytucja, która pozwala wskazać zarządcę, czyli osobę tymczasowo prowadzącą firmę po śmierci właściciela. Dzięki temu działalność zachowuje NIP, utrzymuje umowy z pracownikami i ciągłość kontraktów, a rodzina ma czas, żeby spokojnie uporządkować sprawy spadkowe. Zasady opisuje rządowy portal Biznes.gov.pl.
Zarządca prowadzi przedsiębiorstwo w spadku do czasu formalnego podziału majątku. Co do zasady zarząd wygasa po dwóch latach od śmierci przedsiębiorcy, choć z ważnych powodów sąd może ten okres przedłużyć, maksymalnie do pięciu lat.
Dlaczego moment ma znaczenie
Najważniejszy jest moment, w którym zarządcę się ustanawia. To on decyduje o tym, czy całość przebiegnie spokojnie, czy będzie wyścigiem z czasem.
Za życia właściciela jest to proste. Wystarczy wpis do CEIDG, który można złożyć samodzielnie przez Profil Zaufany. Trwa to dosłownie kilka minut, jest bezpłatne i odbywa się online. Wskazujesz osobę, która w razie potrzeby przejmie prowadzenie firmy, i temat masz z głowy.
Po śmierci właściciela wszystko się komplikuje. Bliscy mają na powołanie zarządcy tylko dwa miesiące. Muszą udać się do notariusza, ponieść koszt i przejść przez dodatkowe formalności, często w trudnym dla siebie czasie. A jeśli nie zdążą w tym oknie, firma po prostu wygasa i nie da się jej już w ten sposób uratować.
- Czy wiesz, kto poprowadziłby Twoją firmę, gdyby Ciebie nagle zabrakło?
- Czy ta osoba w ogóle wie, że zarząd sukcesyjny istnieje?
- Czy Twoi bliscy wiedzą, gdzie szukać dokumentów firmy, dostępów i danych potrzebnych do jej prowadzenia?
Czego zwykle brakuje
Samo powołanie zarządcy to jednak nie wszystko. W praktyce równie ważne jest to, czy bliscy i wskazany zarządca wiedzą, od czego zacząć. Nawet najlepiej przygotowany formalnie zarząd nie pomoże, jeśli nikt nie wie, gdzie leżą umowy, jakie firma ma konta, gdzie są dane do logowania do systemów albo komu trzeba zapłacić w pierwszej kolejności.
To właśnie ta wiedza najczęściej znika razem z właścicielem. Nie dlatego, że ktoś ją ukrył, tylko dlatego, że nigdy nie została spisana w jednym miejscu.
- Spisu firmowych kont i tego, gdzie są dokumenty.
- Informacji, jak uzyskać dostęp do firmowych zasobów, na przykład domen i systemów.
- Wskazania, kto poprowadzi firmę i czy ta osoba wie o swojej roli.
- Krótkiej instrukcji dla bliskich: od czego zacząć i z kim się skontaktować.
Jak uporządkować to wcześniej
Dobra wiadomość jest taka, że całość da się przygotować spokojnie, na własnych warunkach. Wystarczą trzy kroki.
Po pierwsze, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, rozważ wpis zarządcy sukcesyjnego w CEIDG. To podstawa, która zabezpiecza formalną ciągłość firmy.
Po drugie, spisz najważniejsze informacje o swojej działalności: jakie firma ma konta, gdzie są dokumenty, jak uzyskać dostęp do firmowych zasobów, na przykład domen czy systemów, z których korzystasz.
Po trzecie, zostaw bliskim krótką instrukcję, od czego zacząć i z kim się skontaktować. To często najcenniejszy element całej układanki.
Tu pomaga LegacyApp. To narzędzie, w którym możesz w jednym miejscu zebrać informacje o swojej firmie i prywatnych sprawach oraz zdecydować, kto i kiedy ma je otrzymać. LegacyApp nie przechowuje haseł i nie loguje się za nikogo. Daje natomiast bliskim mapę: co istnieje, gdzie tego szukać i jak się za to zabrać.
Plan podstawowy jest darmowy, bezterminowo i bez podawania karty. Notatki są szyfrowane (AES-256) i zgodne z RODO, trzymane na Twoim telefonie, a ich kopia trafia do Twojego własnego Google Drive lub iCloud, nie na nasze serwery. Aplikacja co jakiś czas pyta, czy wszystko w porządku. Jeśli przestaniesz odpowiadać, wskazana przez Ciebie osoba, po potwierdzeniu przez Twoje zaufane osoby, otrzymuje bezpieczny dostęp do tego, czym chciałeś się podzielić.
Zapisz, kto ma poprowadzić firmę i gdzie są najważniejsze dokumenty. Resztę dodasz później.
W dzisiejszych czasach sama polisa to za mało. Zabezpieczenie finansowe jest ważne, ale nie zastąpi wiedzy o tym, jak prowadzić firmę i gdzie szukać tego, co po Tobie zostaje. Zarząd sukcesyjny porządkuje stronę formalną. Spisana i przekazana we właściwym momencie informacja porządkuje całą resztę.
Pytania i odpowiedzi
Krótka wersja, dla tych (i asystentów), którzy się spieszą.
Co się dzieje z jednoosobową firmą po śmierci właściciela?
Co do zasady działalność wygasa. NIP traci ważność, a umowy o pracę kończą się z mocy prawa, chyba że wcześniej ustanowiono zarząd sukcesyjny albo powołano zarządcę w ciągu dwóch miesięcy od śmierci.
Ile kosztuje ustanowienie zarządcy sukcesyjnego?
Za życia właściciela wpis zarządcy w CEIDG jest bezpłatny i można go złożyć online przez Profil Zaufany. Po śmierci wymaga już wizyty u notariusza i wiąże się z kosztem.
Ile czasu mają bliscy na powołanie zarządcy po śmierci?
Dwa miesiące od dnia śmierci przedsiębiorcy. Po tym terminie tej drogi już nie ma.
Jak długo trwa zarząd sukcesyjny?
Co do zasady wygasa po dwóch latach od śmierci przedsiębiorcy. W uzasadnionych przypadkach sąd może przedłużyć ten okres, maksymalnie do pięciu lat.
Czy LegacyApp przechowuje hasła do firmowych kont?
Nie. LegacyApp nie jest menedżerem haseł. Służy do tego, żeby zebrać i przekazać bliskim informacje o tym, co istnieje i gdzie tego szukać, a dostęp do kont odbywa się oficjalnymi drogami.
